Togo : AfricSearch recrute pour la BOAD

Référence : AFS/BT/AEB

Poste offert : Assistante de direction générale

Date limite : 26/10/2020

Région : Afrique de l’Ouest (Togo)

Secteur d’activité : Banque/Finance/Assurance

Description du poste / Fonctions / Attributions :

Misssions:

Gérer l’Agenda du Président

• Gérer et tenir l’agenda du Président
• Filtrer les appels entrants pour garantir une utilisation efficace du temps du Président
• Suivre le courrier électronique du Président avec rigueur et filtrer les e-mails pour mieux anticiper les urgences éventuelles
• Assurer la liaison avec d’autres bureaux internationaux, pays et hautes autorités, y compris les chefs d’État et les ministres
• Organiser le planning et la logistique des rendez-vous, réunions, déjeuners et autres évènements officiels auxquels le Président prend part et y assister le cas échéant ;
• Veiller à ce que le Président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en mettant à sa disposition l’ordre du jour, les procès-verbaux et les pièces justificatives appropriés ;
• Informer les UOs concernées par l’accueil, le protocole la communication et éventuellement les Directeurs, des visites ou audiences du Président
• Élaborer les comptes rendus ad hoc de toutes les rencontres du Président et en assurer un traitement discret
• Suivre les actions et les décisions issues des rencontres et engagements du Président
• Accueillir et s’occuper des visiteurs
• Organiser les déplacements du Président ainsi que ses voyages à l’Etranger en collaboration avec les UO concernées (DCSG, DPA, DCBC…), au besoin, voyager avec le Président pour fournir une assistance générale
• Etablir les notes de frais du Président et en assurer le suivi

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Gérer les communications du Président

• Assister le Président sur les communications en langue anglaise
• Assurer une retranscription de qualité des échanges à caractère professionnel du Président
• Coordonner et garantir la fluidité de l’information au sein du Cabinet du Président
• Centraliser, consolider et assurer la circulation de l’information envers les collaborateurs directs du Président
• Centraliser, consolider et assurer la circulation de l’information envers les différentes UO de la Banque ainsi que la production de documents associés (présentation, suivi de fichiers…)
• Traiter les demandes d’information internes et générales
• Assurer l’interface avec l’ensemble des UO de la Banque et les MRs
• Fournir un appui administratif au Cabinet du Président (Présidence) le cas échéant, à travers notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents et des correspondances adressées au Président
• Travailler en partenariat avec les autres Assistantes des différentes Unités Organisationnelles
• Faciliter la coordination avec le Vice-président ;

Assurer la gestion et le suivi des flux de documents

• Concevoir des systèmes et méthodes efficaces de gestion administrative des flux de documents physiques et assurer leur bon fonctionnement
• Organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique)
• Assurer le traitement des documents (courriels entrants, publications et correspondances) et les transmettre au Président
• Dispatcher aux UOs suivant les affectations du Président
• Suivre la transmission des courriers au niveau des Unités Organisationnelles de la Banque
• Réceptionner et transmettre les télécopies au service courrier pour traitement

Produire et assurer le traitement des documents produits par le Président

• Préparer les courriels, courriers (projet de réponse) et notes du Président
• Concevoir et rédiger les notes ou courriers (en français et en anglais) à partir de consignes orales ou manuscrites du Président
• Préparer et formaliser des présentations créatives, animées et illustrées (Powerpoint, etc.) des dossiers stratégiques présentés par le Président
• Vérifier et éventuellement mettre en forme tous courriers ou documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires…) provenant des UOs à la demande du Président
• Transmettre ces documents au Président pour signature et les renvoyer aux UOs concernés
• Assurer le classement de tous les documents produits par le Président et provenant des autres Unités Organisationnelles si nécessaire

Gérer le stock de fourniture et les équipements de bureau de la Présidence 

• Suivre l’évolution du stock de fournitures
• Faire approvisionner la Présidence en cas de besoin
• Mettre les fournitures à la disposition du Président
• Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimante, photocopieur, fax)
• Signaler les pannes au service maintenance
• Préparer des demandes de remboursement de dépenses et des factures
• Effectuer des tâches spéciales selon les besoins du président

Description du profil du candidat :

[Urgent] Togo / Concours de l’OTR : modification de la répartition des candidats par centre et salle d’écrit ; de nouvelles listes additives disponibles ce mardi 6 octobre

Qualifications et profil du poste :

• Être titulaire d’un diplôme universitaire ou professionnel équivalent au Bac + 5 dans les domaines de la Gestion des Affaires, du Commerce, de l’Administration ou dans une discipline connexe ;
• Avoir une expérience professionnelle pertinente de cinq (5) ans minimum et pratique dans les fonctions d’appui au sein d’une institution internationale avec des compétences linguistiques avérées, une capacité à concevoir et à élaborer des documents à partir de consignes orales ou écrites ;
• Avoir une très bonne maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint) et bureautique ;
• Être parfaitement bilingue (Anglais /Français).

Aptitudes clés

• Sens de la confidentialité et discrétion
• Gestion des priorités, autonomie et attention aux détails
• Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles
• Réactivité et flexibilité pour apporter votre support à tout moment

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